Ihre Wohnungsgemeinschaft wartet seit Monaten auf die Abrechnung, gefasste Beschlüsse stapeln sich und die Verwaltung ist kaum zu erreichen. Das sorgt für schlechte Stimmung, trifft aber insbesondere den Zahlungsverkehr, die Instandhaltung und am Ende den Wert Ihrer Wohnung. Sie stecken gerade in einer solchen Situation? Dann die gute Nachricht für Sie. Seit der WEG-Reform ist die Trennung von einer Verwaltung rechtlich einfach geworden. Die eigentlichen Hürden liegen aber im Anschluss in der Suche nach einer neuen Verwaltung.
In diesem Beitrag zeige ich als Anwalt für Gewerbemietrecht Ihnen, wie ein Verwalterwechsel abläuft, welche Rechte Sie als Eigentümerin oder Eigentümer haben und welche Fehler Sie vermeiden sollten.
Inhaltsverzeichnis
Das Wichtigste in Kürze
- Die Eigentümergemeinschaft kann den Verwalter oder die Verwalterin seit der WEG-Reform jederzeit durch Beschluss abberufen, ohne dafür einen wichtigen Grund nachweisen zu müssen.
- Der Verwaltervertrag endet durch die Abberufung nicht automatisch sofort, sondern läuft spätestens sechs Monate nach der Abberufung aus, sofern keine frühere Beendigung oder fristlose Kündigung greift.
- Der Wechsel gelingt nur dann reibungslos, wenn die WEG vor der Abberufung eine neue Verwaltung sucht, die Beschlüsse vorbereitet und die Übergabe der Unterlagen mit Protokoll und Fristen absichert.
Wann kann ein Verwalter oder eine Verwalterin abberufen werden?
Seit der WEG-Reform kann die Eigentümergemeinschaft den Verwalter oder die Verwalterin jederzeit abberufen. Ein wichtiger Grund muss für den Beschluss nicht vorliegen. Es reicht ein Beschluss der Eigentümerversammlung. Für solch einen Beschluss genügt grundsätzlich die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen.
Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Abberufung und Vertrag. Die Abberufung beendet die Organstellung. Die Verwaltung verliert damit ihre Stellung als Verwalterin der Gemeinschaft. Der Verwaltervertrag läuft dadurch aber nicht automatisch sofort aus. Er endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung, wenn keine frühere Beendigung greift.
Für die Praxis bedeutet das:
- Ordentliche Abberufung: Die Gemeinschaft kann die Verwaltung durch Mehrheitsbeschluss abberufen, ohne Pflichtverletzungen nachweisen zu müssen. Der Verwaltervertrag läuft dann höchstens sechs Monate weiter. Für diese Zeit kann weiterhin die Vergütung geschuldet sein, auch wenn die Verwaltung ihr Amt bereits verloren hat.
- Abberufung aus wichtigem Grund: Einen wichtigen Grund braucht es für die Abberufung selbst nicht mehr. Er kann aber auf Vertragsebene wichtig werden. Liegt ein solcher Grund vor, kann die Gemeinschaft den Verwaltervertrag zugleich fristlos kündigen. Dann endet auch der Vergütungsanspruch sofort.
- Typische wichtige Gründe: In Betracht kommen etwa veruntreute Gemeinschaftsgelder, wiederholt verspätete oder fehlerhafte Abrechnungen, die Nichtumsetzung bestandskräftiger Beschlüsse oder eine verweigerte Einsicht in Verwaltungsunterlagen. Einzelne Versehen oder bloße persönliche Spannungen reichen dafür nicht aus.
Den Verwaltervertrag sollten Sie mit erhöhter Aufmerksamkeit unter die Lupe nehmen. Er regelt Vergütung, Laufzeit, Sonderhonorare und den Umfang der Leistungen. Auch Übergabepflichten und die Frage, wer nach einem Wechsel die Jahresabrechnung erstellt, sind oder sollten dort geregelt sein. Fehlen solche Klauseln, kann der Wechsel teurer werden und Sie brauchen einen langen Geduldsfaden.
Der richtige Ablauf: Von der Versammlung bis zur Übergabe
Einen Verwalterwechsel sollten Sie gut vorbereiten. Die Eigentümerversammlung sollte erst stattfinden, wenn die Gemeinschaft weiß, wann die bisherige Bestellung endet, welche vertraglichen Folgen drohen und welche neue Verwaltung tatsächlich bereitsteht.
- Suchen Sie den Bestellungsbeschluss und den Verwaltervertrag heraus. Wann endet die Amtszeit, welche Laufzeit und welche Kündigungsrechte sieht der Vertrag vor?
- Fragen Sie mehrere Verwaltungen an und holen Sie Angebote samt Vertragsentwurf ein. Dieser Schritt dauert am längsten, planen Sie mehrere Monate ein.
- Verfassen und versenden Sie die Einladung in Textform mit einer Frist von mindestens drei Wochen. Abberufung und Neubestellung müssen als eigene Tagesordnungspunkte benannt sein. Die Angebote gehören ebenso in die Einladung.
- In der Sitzung selbst treffen Sie drei Beschlüsse. Die Abberufung der bisherigen Verwaltung, die Bestellung der neuen unter Angabe von Person und Zeitraum sowie die Zustimmung zum Verwaltervertrag mit Ermächtigung zur Unterschrift.
- Fertigen Sie die Niederschrift unverzüglich an und tragen Sie die Beschlüsse ein. Für Grundbuchgeschäfte brauchen Sie zusätzlich eine Niederschrift mit öffentlich beglaubigten Unterschriften.
- Vereinbaren Sie einen Termin mit beiden Verwaltungen und führen Sie ein Übergabeprotokoll über alle ausgehändigten und alle fehlenden Unterlagen.
- Widerrufen Sie Bankvollmachten, richten Sie neue Zeichnungsberechtigungen ein und informieren Sie Versicherer, Versorger und Dienstleister.
Es genügt die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Enthaltungen zählen nicht mit und nicht erschienene Eigentümer bleiben außer Betracht. Ein Quorum kennt das Gesetz seit der Reform nicht mehr, jede ordnungsgemäß einberufene Versammlung ist unabhängig von der Zahl der Anwesenden beschlussfähig. Das heißt auch, dass eine kleine, gut vorbereitete Gruppe in einer schwach besuchten Versammlung einen Wechsel herbeiführen kann. Ist die Verwaltung selbst Wohnungseigentümerin, kann ein Stimmverbot greifen. Bei der Abberufung aus wichtigem Grund darf sie über ihre eigene Abberufung nicht mitstimmen.
Typische Probleme beim Verwalterwechsel
Der Beschluss über den Verwalterwechsel ist oft schneller gefasst als die Übergabe erledigt ist. In der Praxis entstehen die meisten Schwierigkeiten erst danach. Unterlagen fehlen, Kontovollmachten laufen weiter oder offene Abrechnungen bleiben ungeklärt. Mein Tipp: Nehmen Sie als Gemeinschaft das Steuer in die Hand.
Wenn der alte Verwalter oder die alte Verwalterin nicht kooperiert, kommen vor allem diese Fälle vor:
- Unterlagen werden gar nicht oder nur teilweise herausgegeben.
- Offene Vergütung oder fehlende Entlastung werden als Grund für die Zurückhaltung genannt.
- Die Herausgabe wird immer wieder verschoben.
- Die Verwaltung bestreitet, dass bestimmte Unterlagen vorhanden sind.
- Der Zahlungsverkehr läuft trotz Abberufung weiter.
- Die Abberufung wird faktisch ignoriert.
| Problem | Was die WEG tun sollte | Risiko bei Untätigkeit |
| Unterlagen fehlen | schriftlich eine kurze Frist setzen und die fehlenden Unterlagen einzeln benennen | neue Verwaltung kann Abrechnung und laufende Vorgänge kaum prüfen |
| Zurückbehaltung wegen Honorar oder Entlastung | Herausgabe weiter verlangen; ein Zurückbehaltungsrecht besteht nach der dargestellten Rechtsprechung regelmäßig nicht | Übergabe verzögert sich unnötig |
| Verzögerte Herausgabe | gerichtliche Schritte ankündigen und Übergabe konkret terminieren | Fristen, Schäden oder Zahlungen geraten aus dem Blick |
| Unklare Datenlage | Rechenschaft verlangen und bei Bedarf Vollständigkeit eidesstattlich absichern lassen | Fehlbeträge oder Buchungslücken bleiben unentdeckt |
| Bankvollmachten laufen weiter | Bank unverzüglich informieren und alte Vollmachten widerrufen | unberechtigte Verfügungen über Gemeinschaftsgelder |
| Pauschale Herausgabeklage | Unterlagen im Antrag genau bezeichnen | ein zu unbestimmter Antrag kann scheitern |
Fehlende Unterlagen und offene Abrechnungen sind besonders gefährlich. Ohne Belege, Saldovorträge oder Kontounterlagen kann die neue Verwaltung keine prüffähige Jahresabrechnung erstellen. Auch Hausgeldrückstände lassen sich dann schwer weiterverfolgen. Vor der Entlastung der alten Verwaltung sollte die Gemeinschaft deshalb prüfen, welche Abrechnungsjahre offen sind, ob die Erhaltungsrücklage belegt ist und ob einzelne Eigentümerkonten stimmen.
Auch die Frage, wer die Jahresabrechnung erstellt, müssen Sie vor dem Wechsel klären. Nach der BGH-Rechtsprechung trifft die Abrechnungspflicht grundsätzlich die neue Verwaltung, wenn die Pflicht erst nach dem Ausscheiden der alten Verwaltung entsteht. Der alte Verwalter bleibt aber zur Rechenschaft über seine Amtszeit verpflichtet. Praktisch sinnvoll ist deshalb eine Vertragsregelung, die festlegt, wer die Abrechnung für das letzte Verwaltungsjahr übernimmt.
Die neue Verwaltung auswählen: Worauf Sie achten sollten
Haben Sie sich für eine neue Verwaltung entschieden, prüfen Sie nicht nur die Kosten. Wichtiger sind Qualifikation, Erreichbarkeit, Arbeitsweise, Versicherungsschutz und ein Vertrag, der spätere Streitpunkte möglichst konkret regelt.
Seit dem 1. Dezember 2023 gehört die Bestellung eines zertifizierten Verwalters grundsätzlich zur ordnungsmäßigen Verwaltung. Lassen Sie sich das Zertifikat daher vor der Beschlussfassung vorlegen. Wird eine nicht zertifizierte Verwaltung bestellt, kann der Bestellungsbeschluss angefochten werden.
Auch die gewerberechtlichen Grundlagen gehören in Ihre Prüfliste. Achten Sie auf die Erlaubnis nach § 34c GewO, eine Berufshaftpflichtversicherung und die Erfüllung der Weiterbildungspflicht. Fragen Sie zusätzlich nach einer Vertrauensschadenversicherung, besonders wenn die Gemeinschaft über eine hohe Erhaltungsrücklage verfügt.
Vor der Bestellung einer neuen Verwaltung holen Sie im Idealfall mehrere Angebote ein. Die Eigentümer und Eigentümerinnen müssen diese rechtzeitig vor der Versammlung kennen, damit sie die Bewerber und Bewerberinnen vergleichen können. Wenn sich wegen der Marktlage keine drei Angebote beschaffen lassen, sollte die Gemeinschaft dokumentieren, welche Verwaltungen angefragt wurden und wie sie reagiert haben.
Wichtige Fragen vor der Beauftragung:
- Wer ist die feste Ansprechperson für die Gemeinschaft?
- Wer vertritt diese Person bei Urlaub oder Krankheit?
- Welche Erreichbarkeitszeiten gelten?
- Wie organisiert die Verwaltung Notfälle außerhalb der Geschäftszeiten?
- Welche Referenzen aus vergleichbaren Gemeinschaften kann sie nennen?
- Wie hoch sind Berufshaftpflicht und mögliche Vertrauensschadenversicherung?
- Wann liegen Jahresabrechnung und Vermögensbericht vor?
- Welche Software nutzt die Verwaltung?
- Erhalten Eigentümer und Eigentümerinnen Zugriff auf Belege und Unterlagen?
- Wie dokumentiert die Verwaltung die Umsetzung von Beschlüssen?
- Ab wann holt sie Vergleichsangebote für Aufträge ein?
- Bestehen wirtschaftliche Verbindungen zu Handwerkern und Handwerkerinnen, Maklern und Maklerinnen oder Dienstleistern und Dienstleisterinnen?
- Wie verfolgt die Verwaltung Hausgeldrückstände?
- Sind virtuelle oder hybride Eigentümerversammlungen vorgesehen?
Im Hinblick auf den Vertrag klären Sie, welche Leistungen in der Grundvergütung enthalten sind und welche gesondert berechnet werden. Sonderleistungen sollten mit festen Preisen benannt sein, etwa für Sonderversammlungen, Mahnwesen, Baumaßnahmen, Rechtsstreitigkeiten, Eigentümerwechsel oder Belegeinsicht. Außerdem regeln Sie Laufzeit, Vergütungsanpassungen, Jahresabrechnung beim Vertragsende, Übergabepflichten und Kontoführung.
FAQ
Kann ein einzelner Eigentümer oder Eigentümerin die Abberufung der Verwaltung erzwingen?
Nur in engen Ausnahmefällen. Ein einzelner Eigentümer oder eine einzelne Eigentümerin kann nicht allein bestimmen, dass die Verwaltung abberufen wird. Lehnt die Mehrheit die Abberufung ab, kommt eine Beschlussersetzungsklage in Betracht. Dafür reicht bloße Unzufriedenheit aber nicht aus. Nach der dargestellten Rechtsprechung muss die Ablehnung der Abberufung aus objektiver Sicht nicht mehr vertretbar sein. Das betrifft vor allem gravierende und belegbare Pflichtverletzungen.
Was tun, wenn die Verwaltung keine Eigentümerversammlung einberuft?
Die Eigentümer und Eigentümerinnen sollten zunächst in Textform die Einberufung verlangen und Zweck sowie Gründe nennen. Dafür müssen mehr als ein Viertel der Wohnungseigentümer und Wohnungseigentümerinnen zusammenkommen. Reagiert die Verwaltung nicht, kann unter den genannten Voraussetzungen der oder die Vorsitzende des Verwaltungsbeirats, der Vertreter bzw. die Vertreterin oder ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer oder Eigentümerin einladen. Wichtig ist, das Verlangen und die Nichtreaktion zu dokumentieren.
Sollte die WEG der alten Verwaltung Entlastung erteilen?
Erst nach sorgfältiger Prüfung. Die Entlastung kann Ersatzansprüche abschneiden, wenn die zugrunde liegenden Fehler bei genauer Prüfung erkennbar waren. Deshalb sollte die Gemeinschaft vor einer Entlastung klären, ob alle Abrechnungen vorliegen, ob die Unterlagen vollständig sind und ob offene Ansprüche gegen die Verwaltung bestehen. Bei offenen Fragen sollte die Entlastung zurückgestellt werden.
Was gilt für die Bankkonten der Gemeinschaft?
Die Konten müssen auf den Namen der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer und -eigentümerinnen laufen. Sie sollten nicht als Treuhandkonten der Verwaltung geführt werden. Mit der Abberufung endet zwar die Vertretungsmacht der Verwaltung. Die Bank erfährt davon aber nicht automatisch. Deshalb muss die Gemeinschaft alte Zeichnungsberechtigungen unverzüglich widerrufen und neue Berechtigungen einrichten.
Was passiert, wenn die WEG keine neue Verwaltung findet?
Dann bleibt die Gemeinschaft handlungsfähig, aber die Abläufe werden schwerfällig. Ohne Verwaltung vertreten grundsätzlich alle Wohnungseigentümer und -eigentümerinnen die Gemeinschaft gemeinsam. Praktisch kann die WEG einzelne Eigentümer oder Eigentümerinnen durch Beschluss ermächtigen oder über Selbstverwaltung nachdenken. Als letzter Weg kommt eine gerichtliche Bestellung in Betracht. Das Gericht kann aber keine Verwaltung zwingen, das Amt zu übernehmen.
Fazit
Ein Verwalterwechsel erfordert Ihre sorgfältige Planung, kann sich für die Gemeinschaft aber auszahlen. Wer früh klärt, welche Verwaltung künftig bestellt werden soll, welche Beschlüsse nötig sind und wie die Übergabe abläuft, verhindert Lücken bei Konten, Unterlagen und laufenden Vorgängen.
Gerade bei zerstrittenen Gemeinschaften, verweigerter Unterlagenherausgabe oder unklaren Vertragsfolgen sollten Sie eine rechtliche Prüfung vor der Versammlung in Erwägung ziehen. Fehler in Tagesordnung, Beschlussfassung oder Vertragsgestaltung können den Wechsel unnötig verzögern und neue Konflikte auslösen.
Als Rechtsanwalt für Immobilienrecht und Wohnungseigentumsrecht prüfe ich in meiner Kanzlei in Berlin-Charlottenburg-Wilmersdorf, ob die Voraussetzungen einer Abberufung vorliegen, welche Beschlüsse Ihre Gemeinschaft fassen muss und wie der Verwaltervertrag gestaltet werden sollte. Ich unterstütze Sie bei der Vorbereitung der Eigentümerversammlung, bei der Durchsetzung von Herausgabeansprüchen gegen die ausgeschiedene Verwaltung und bei der Anfechtung fehlerhafter Beschlüsse. Ich freue mich auf Ihren unverbindlichen Erstkontakt.