Die jährliche Nebenkostenabrechnung für Mieter und Mieterinnen ist nicht immer einfach zu durchschauen, doch eine genaue Prüfung kann sich lohnen. Möglicherweise ist Ihre Nachzahlung aufgrund eines Fehlers fälschlich zu hoch angesetzt und Sie können bares Geld sparen oder sogar Geld zurückfordern. Der juristisch korrekte Begriff ist eigentlich Betriebskostenabrechnung, als Betriebskosten werden umlagefähige Nebenkosten bezeichnet. Auch Vermieter und Vermieterinnen sollten Betriebskostenabrechnungen gründlich prüfen, um einen Widerspruch durch die Mieterschaft zu vermeiden. Die Rechtsgrundlage bildet die Vereinbarung über Betriebskosten gemäß § 556 BGB. Dieser Paragraph regelt auch die Möglichkeiten für die Betriebskostenvorauszahlung mit der Miete. Die einzelnen Betriebskostenarten sind in der Betriebskostenverordnung festgelegt. Im Folgenden gebe ich Ihnen als erfahrener Anwalt für Mietrecht in Berlin einen kurzen Überblick, worauf Sie bei der Prüfung Ihrer Betriebskostenabrechnung achten sollten.
Inhaltsverzeichnis
Das Wichtigste in Kürze
- Mietparteien müssen die Betriebskostenabrechnung spätestens 12 Monate nach Ablauf des Abrechnungszeitraums erhalten.
- Für Einwendungen gegen die Abrechnung gilt eine Frist von 12 Monaten nach Zugang.
- Häufige Fehler sind unzulässige oder doppelte Positionen sowie falsche Verteilschlüssel.
Welche Fristen gelten für die Nebenkostenabrechnung?
Gemäß BGB ist die Abrechnung dem Mieter bzw. der Mieterin spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Läuft der Abrechnungszeitraum also von 1. Januar bis 31. Dezember eines Jahres, endet die Frist mit dem 31. Dezember des Folgejahres. Nach Ablauf dieser Frist kann der Vermieter oder die Vermieterin keine Nachforderungen mehr geltend machen, es sei denn, er ist für die Verspätung nicht verantwortlich. Eventuelle Rückzahlungen an den Mieter oder die Mieterin sind davon nicht betroffen.
Für Mieter und Mieterinnen, die Einwendungen gegen die Abrechnung haben, gilt eine Frist von zwölf Monaten nach Zugang der Abrechnung. Danach können sie keine Ansprüche mehr geltend machen. Es sei denn, sie haben die Fristüberschreitung nicht selbst verschuldet. Darüber hinaus müssen sie die in der Nebenkostenabrechnung festgelegte Zahlungsfrist für eventuelle Nachzahlungen beachten – auch, wenn die Abrechnung fehlerhaft ist und ihr widersprochen wird. In diesem Fall sollte allerdings unter Vorbehalt gezahlt und dies auch ausdrücklich so kommuniziert werden.
Die häufigsten Fehler in Nebenkostenabrechnungen
Betriebskostenabrechnungen sind relativ komplex und es können sich schnell Fehler einschleichen. Deshalb lohnt es sich immer, für beide Seiten, die Abrechnung gründlich zu überprüfen. Dabei ist auch zu beachten, dass einige Kosten rund um die Immobilie nicht umlagefähig sind und deshalb nicht in der Abrechnung auftauchen sollten. Mehr dazu erfahren Sie im nächsten Abschnitt. Weitere typische Fehler in der Betriebskostenabrechnung sind:
- Zählerstände/Zählernummern stimmen nicht überein: Dokumentieren Sie stets die Zählerstände Ihrer Wasserzähler. Viele digitale Heizkostenverteiler zeigen Ihnen außerdem den letzten Ablesewert an.
- Geleistete Vorauszahlungen sind falsch berücksichtigt: Prüfen Sie, ob die zugrunde gelegten Vorauszahlungen mit Ihren tatsächlichen Zahlungen übereinstimmen.
- Falscher Verteilschlüssel: Achten Sie darauf, dass die Wohnfläche korrekt angegeben ist.
- Formfehler: Ein typischer relevanter Formfehler ist ein falsch angegebener Zeitraum für die Abrechnung.
- Doppelt abgerechnete Positionen: Möglicherweise hat sich eine Position doppelt in die Auflistung und Berechnung eingeschlichen.
- Nicht umlegbare Kosten: Bestimmte Kosten, etwa für die Verwaltung, dürfen nicht auf die Mieter und Mieterinnen umgelegt werden.
- Nicht nachvollziehbare Abrechnung: Intransparente oder nicht vollständige Nebenkostenabrechnungen können Sie ebenfalls bemängeln und gegebenenfalls Belege einsehen. Diese darf der Vermieter bzw. die Vermieterin auch elektronisch bereitstellen.
Bei einigen Positionen entscheidet der Mietvertrag darüber, ob diese zulässig sind. Ein typischer Fehler in diesem Zusammenhang ist die Auflistung von Kosten, die nicht über die Betriebskostenverordnung oder den Mietvertrag geregelt sind. Nicht zuletzt kann auch eine überhöhte Vorauszahlung problematisch sein: Gesetzlich ist geregelt, dass die Nebenkostenvorauszahlung, die Sie mit Ihrer monatlichen Miete überweisen, angemessen sein muss. Erhalten Sie jedes Jahr mit der Betriebskostenabrechnung hohe Beträge zurück, ist die Vorauszahlung möglicherweise zu hoch angesetzt.
Welche Kosten dürfen umgelegt werden – und welche nicht?
Wie bereits erwähnt, legt die Betriebskostenverordnung (BetrKV) konkret fest, welche Kosten umgelegt werden dürfen:
- Grundsteuer, Sach- und Haftpflichtversicherung
- Wasserversorgung & Entwässerung
- Betrieb, Reinigung und Wartung der Heizungsanlage
- Betrieb, Reinigung und Wartung der Warmwasseranlage
- Betrieb und Reinigung des Personen- oder Lastenaufzugs
- Straßenreinigung und Müllbeseitigung
- Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
- Gartenpflege
- Beleuchtung
- Schornsteinreinigung
- Hauswart
- teilweise Gemeinschafts-Antennenanlage/Private Breitbandnetz-Verteilanlage/Glasfaser-Verteilanlage
Es gibt aber auch Kosten, die dem Vermieter oder der Vermieterin entstehen, die nicht auf die Mieterschaft umgelegt werden dürfen. Diese sollten also auch nicht in der Betriebskostenabrechnung vorkommen:
Zu den Betriebskosten gehören nicht die Kosten für die Verwaltung des Gebäudes, z.B.:
- mit der Verwaltung beauftragte Arbeitskräfte und Unternehmen
- Wert der Verwaltungsarbeit des Vermieters oder der Vermieterin
- Kosten für die Jahresabschlussprüfung
Ebenfalls nicht umlegbar sind die Kosten für den Unterhalt des Gebäudes:
- einmalige Kosten für z.B. Ungezieferbekämpfung
- Instandhaltungs- und Reparaturkosten in Zusammenhang mit Abnutzung, Alterung und Witterung
So widersprechen Sie einer fehlerhaften Abrechnung richtig
Als Erstes sollten Sie, sowohl als Mietpartei als auch als Vermieter bzw. Vermieterin, die aktuelle Abrechnung mit der Vorjahresabrechnung vergleichen. Grobe Unstimmigkeiten werden oft schon dadurch sichtbar, dass sich die Beträge deutlich unterscheiden. Außerdem lohnt es sich immer, die Positionen mit dem Mietvertrag abzugleichen. Ergibt die Prüfung einen Fehler in der Abrechnung, ist der nächste Schritt für Mieterinnen und Mieter, der Vermietung ihre Einwendungen mitzuteilen. Hierfür gelten die folgenden formalen Anforderungen:
- in Textform, z. B. Brief oder E-Mail
- enthält Adresse, ggf. mit Wohnungsnummer, und Datum der Betriebskostenabrechnung
- fristgemäß innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang der Abrechnung
- benennt konkret die bemängelten Fehler, kein pauschaler Widerspruch
Wie bereits erwähnt, gilt die in der Abrechnung genannte Zahlungsfrist auch bei Einwendungen. Sie sollten dann allerdings unter Vorbehalt zahlen. Außerdem haben Sie als Mieter oder Mieterin das Recht, Belege einzusehen, die der Vermieter oder die Vermieterin Ihnen auch digital zur Verfügung stellen kann.
Fehler passieren. Nur in Ausnahmefällen steckt hinter einer fehlerhaften Abrechnung eine bösartige Absicht. Für den Widerspruch ist deshalb ein sachlicher Tonfall zu empfehlen. Benennen Sie konkret die bemängelten Fehler und bitten Sie um eine korrigierte Abrechnung sowie gegebenenfalls um die Auszahlung eines durch die Korrektur entstehenden Guthabens. Achten Sie außerdem darauf, nie Originale zu versenden, um für eine eventuelle spätere Auseinandersetzung alle Dokumente zu haben. Sollte es zu keiner Einigung auf diesem Wege kommen, unterstütze ich Sie gerne als Ihr Anwalt für Mietrecht in Berlin bei den weiteren Schritten.
Kompetente Unterstützung für Ihre Mietrechtsfragen
Wie sich zeigt, lohnt es sich immer, die Betriebskostenabrechnung genau zu prüfen. Als Vermieter oder Vermieterin können Sie sich Aufwand und Folgekosten sparen, die aus einem eventuellen berechtigten Einwand resultieren. Als Mieter oder Mieterin können Sie sich wiederum mit einer genauen Prüfung unnötige Mehrkosten sparen, indem Sie etwa doppelte oder nicht umlagefähige Positionen, falsche Zählerstände oder andere Fehler zu Ihren Lasten in der Abrechnung entdecken. Wenn sich die Hausverwaltung oder Vermietung allerdings bei einem Widerspruch nicht kooperativ verhält, kann Unterstützung durch einen Rechtsanwalt sinnvoll sein. Kontaktieren Sie mich gerne. In vielen Fällen übernimmt Ihre Mietrechtsschutzversicherung die Kosten.